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Generar Cobros Mensuales

Aprende como generar automaticamente los cobros mensuales a partir de las inscripciones activas de tus estudiantes.

Acceder a la Generacion de Cobros​

Puedes acceder desde:

  1. Cartera: Boton "Generar Cobros" en la parte superior
  2. Dashboard: Acciones rapidas → "Generar Cobros"

Proceso Paso a Paso​

1. Seleccionar el Mes​

Selecciona el mes y ano para el cual deseas generar los cobros. Por defecto, el sistema sugiere el mes actual.

2. Definir Fecha de Vencimiento​

Establece la fecha limite de pago para los cobros generados. Ejemplos comunes:

  • El 5 del mes siguiente
  • El 15 del mes en curso
  • Personalizada segun las politicas de tu escuela

3. Revision de Estudiantes​

El sistema automaticamente incluye a todos los estudiantes con inscripciones activas. En la lista de revision veras:

  • Nombre del estudiante
  • Clase inscrita
  • Monto a cobrar (segun el precio configurado en la clase)
  • Periodo: Mes y ano del cobro

4. Ajustes Individuales​

Antes de confirmar, puedes ajustar para cada estudiante:

  • Monto: Modificar el valor si hay descuentos o cargos especiales
  • Fecha de vencimiento: Cambiar la fecha limite individual
  • Excluir: Desmarcar estudiantes que no deben recibir cobro este mes

5. Confirmar Generacion​

Revisa el resumen final y haz clic en "Confirmar y Generar". El sistema creara todos los cobros de una sola vez.

Tipos de Cobros que se Generan​

Desde Inscripciones (Mensualidades)​

Los cobros mas comunes. Se generan automaticamente para cada estudiante inscrito en una clase con precio mensual.

Desde Competencias​

Los cobros por tarifas de competencia se generan al momento de inscribir al estudiante en la competencia, no en la generacion mensual.

Cobros Manuales​

Para cargos que no se generan automaticamente (uniformes, materiales, eventos especiales), crea cobros manuales desde Cartera → "Nuevo Cobro".

Casos Especiales​

Estudiante Nuevo a Mitad de Mes​

Si un estudiante ingreso a mitad de mes, tienes dos opciones:

  • Cobro completo: Generar el cobro por el monto total del mes
  • Cobro prorrateado: Ajustar manualmente el monto proporcional a los dias restantes

Estudiantes Suspendidos​

Los estudiantes con estado "Suspendido" pueden ser:

  • Excluidos: No generar cobro (opcion por defecto)
  • Incluidos con nota: Generar cobro pero agregar una nota explicativa

Validaciones del Sistema​

Antes de generar los cobros, el sistema verifica automaticamente:

  • Inscripciones activas: Solo incluye estudiantes con inscripciones vigentes
  • Precios definidos: La clase debe tener un precio configurado
  • Sin duplicados: No genera cobros si ya existe uno para el mismo estudiante, clase y periodo
  • Estado del estudiante: Excluye estudiantes inactivos o suspendidos por defecto

Si alguna validacion falla, el sistema te mostrara un mensaje indicando el problema y como resolverlo.

Despues de Generar​

Estado Inicial​

Todos los cobros generados aparecen con estado Pendiente (amarillo) en la lista de Cartera.

Notificaciones (Opcional)​

Puedes configurar el envio automatico de notificaciones a los estudiantes:

  • Email: Notificacion con detalle del cobro y fecha de vencimiento
  • Push: Notificacion en la app movil

Correcciones​

Si generaste un cobro por error, puedes cancelarlo individualmente siempre y cuando su estado siga siendo Pendiente. Los cobros con pagos parciales o completos no pueden cancelarse directamente.

Mejores Practicas​

Consistencia​

  • Genera los cobros el mismo dia cada mes (ej: el 1ro de cada mes)
  • Mantener una fecha fija ayuda a los padres y estudiantes a planificar sus pagos

Revision Antes de Confirmar​

  • Siempre revisa la lista completa antes de confirmar
  • Verifica que los montos sean correctos
  • Confirma que no falte ningun estudiante
  • Revisa que no haya estudiantes que deberian estar excluidos

Registro​

  • Despues de generar, verifica en la lista de Cartera que todos los cobros se crearon correctamente
  • Guarda una copia exportada (PDF o Excel) como respaldo mensual

Tip: Crea una rutina mensual: el dia 1 generas cobros, el dia 2 los revisas y envias notificaciones, y el dia 5 verificas los primeros pagos recibidos.