Planes de Pago
Aprende como crear planes de pago en cuotas para cobros de montos altos o para facilitar el pago a estudiantes con dificultades financieras.
Cuando Usar Planes de Pago
Los planes de pago son utiles en los siguientes escenarios:
- Montos altos: Inscripciones a competencias, paquetes anuales o semestrales
- Competencias: Tarifas que incluyen inscripcion, equipamiento y transporte
- Paquetes de clases: Paquetes de 10, 20 o mas clases con descuento
- Dificultades financieras: Estudiantes que necesitan dividir su pago mensual
Crear un Plan de Pago
Paso a Paso
- Desde la lista de Cartera, selecciona el cobro para el cual deseas crear un plan
- Haz clic en "Crear plan de pago"
- Configura el plan:
- Numero de cuotas: Cuantas cuotas tendra el plan (ej: 2, 3, 4, 6)
- El sistema calcula automaticamente el monto de cada cuota dividiendo el saldo entre el numero de cuotas
- Las fechas de vencimiento se asignan automaticamente con intervalos mensuales
- Ajustar individualmente (opcional):
- Puedes modificar el monto de cada cuota
- Puedes cambiar la fecha de vencimiento de cada cuota
- El sistema valida que la suma de todas las cuotas sea igual al saldo total
- Haz clic en "Confirmar Plan"
Ejemplo
Cobro original: $600,000 COP (Paquete de 12 clases)
Plan de pago: 3 cuotas
Cuota 1: $200,000 — Vence: 15/Mar/2026
Cuota 2: $200,000 — Vence: 15/Abr/2026
Cuota 3: $200,000 — Vence: 15/May/2026
Seguimiento del Plan
Cada cuota del plan tiene su propia informacion:
- Numero de cuota: 1, 2, 3...
- Monto: Valor de la cuota
- Fecha de vencimiento: Fecha limite de pago
- Fecha de pago: Cuando se pago (si ya se pago)
- Estado: Pendiente, Pagado o Vencido
Puedes ver el estado completo del plan desde el detalle del cobro, en la seccion "Plan de Pago".
Reporte de Antiguedad
El Reporte de Antiguedad te permite visualizar el estado general de la cartera agrupado por dias de vencimiento:
| Rango | Descripcion | Accion recomendada |
|---|---|---|
| 0-30 dias | Cobros vencidos recientemente | Enviar recordatorio amable |
| 31-60 dias | Mas de un mes vencidos | Contactar al estudiante directamente |
| 61-90 dias | Mas de dos meses vencidos | Ofrecer plan de pago si no tiene uno |
| 90+ dias | Vencimiento critico | Evaluar si castigar la deuda |
Este reporte esta disponible desde Cartera → Dashboard → Reporte de Antiguedad.
Castigo de Deudas (Write-off)
Para deudas que se consideran verdaderamente incobrables, puedes realizar un "castigo":
- Desde el detalle del cobro, haz clic en "Castigar deuda"
- Agrega una justificacion (campo requerido)
- Confirma la accion
Al castigar un cobro:
- El estado cambia a Castigo (negro)
- El saldo se considera perdido y no afecta la tasa de recaudo
- El registro se mantiene para fines de auditoria
- Esta accion no se puede revertir
Importante: El castigo de deudas debe ser una medida de ultimo recurso. Siempre intenta ofrecer un plan de pago antes de castigar.
Dashboard de Cartera
El dashboard te ofrece una vision general de la salud de tu cartera:
- Total pendiente: Suma de todos los saldos por cobrar
- Total vencido: Suma de saldos vencidos
- Desglose por antiguedad: Grafica con la distribucion de deuda por rango de dias vencidos
- Tendencias de pago: Grafica mensual mostrando la evolucion de pagos recibidos vs cobros generados
Mejores Practicas
Planes de Pago Proactivos
- Ofrece planes de pago antes de que la deuda se vuelva incoborrable
- Es mejor tener un plan de pago activo que un cobro vencido sin movimiento
Monitoreo Regular
- Revisa el reporte de antiguedad al menos una vez por semana
- Contacta a los estudiantes con cobros en el rango de 31-60 dias antes de que avancen a 61-90
Documentacion
- Siempre registra notas cuando creas un plan de pago
- Documenta los acuerdos verbales con el estudiante o acudiente
- Guarda los comprobantes de las comunicaciones realizadas
Politica Clara
- Define una politica de cartera clara para tu escuela
- Comunica las consecuencias del incumplimiento de pagos desde el inicio
- Aplica las politicas de manera consistente
Tip: Un plan de pago de 2-3 cuotas es generalmente mas efectivo que uno de 6+ cuotas. Mantener los plazos cortos aumenta la probabilidad de pago completo.