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Registrar Pagos

Aprende como registrar los pagos recibidos contra las cuentas por cobrar de tus estudiantes.

Acceder al Registro de Pagos​

Puedes registrar un pago desde:

  1. Lista de Cartera: Selecciona un cobro pendiente → haz clic en "Registrar Pago"
  2. Detalle del cobro: Abre cualquier cobro → seccion de pagos → "Registrar Pago"
  3. Detalle del estudiante: Ve al perfil del estudiante → seccion de pagos → selecciona el cobro pendiente

Formulario de Pago​

Campos del Formulario​

Al registrar un pago, completa la siguiente informacion:

  • Metodo de pago: Selecciona como se recibio el pago

    • Efectivo
    • Transferencia bancaria
    • Tarjeta (debito/credito)
    • Nequi
    • Daviplata
    • PSE
    • Otro

  • Fecha del pago: Fecha en que se recibio el pago (por defecto la fecha actual)

  • Monto recibido: Valor del pago en COP

  • Numero de referencia (opcional): Numero de transaccion, comprobante de transferencia o recibo. Recomendado para transferencias y pagos electronicos.

  • Notas (opcional): Observaciones adicionales sobre el pago

Pagos Parciales​

Si el monto recibido es menor al saldo pendiente:

  • El estado del cobro cambia automaticamente a Parcial (naranja)
  • El saldo se actualiza: Saldo = Monto total - Total pagado
  • Se registra el pago en el historial del cobro
  • El estudiante puede seguir haciendo pagos hasta completar el saldo

Ejemplo:

Cobro total: $200,000 COP
Pago recibido: $120,000 COP
Saldo restante: $80,000 COP
Estado: Parcial

Pago Completo​

Si el monto recibido cubre el saldo total pendiente:

  • El estado del cobro cambia automaticamente a Pagado (verde)
  • El saldo queda en $0
  • Se registra la fecha de pago completo

Flujo de Confirmacion de Pagos​

El proceso de registro de pagos sigue un flujo de confirmacion:

  1. Registrar pago: El administrador registra el pago con los datos del formulario
  2. Confirmar pago: Un administrador verifica que el pago fue efectivamente recibido (ej: verificar transferencia en el banco) y lo confirma
  3. Rechazar pago (si aplica): Si el pago no se puede verificar (ej: transferencia no encontrada), se rechaza y el saldo vuelve al estado anterior

Nota: Este flujo es opcional y puede simplificarse si tu escuela no requiere doble verificacion. En ese caso, el pago se confirma automaticamente al registrarlo.

Pagos sobre Cobros Vencidos​

Los cobros vencidos se pueden pagar normalmente:

  • Registra el pago siguiendo el proceso habitual
  • Si el pago cubre el saldo completo, el estado cambia de Vencido a Pagado
  • Si es parcial, el estado cambia a Parcial (pero sigue marcado como vencido en los reportes de antiguedad)

Historial de Pagos​

Cada cobro mantiene un historial completo de todos los pagos asociados. Para cada pago registrado veras:

  • Fecha del pago
  • Monto
  • Metodo de pago
  • Numero de referencia
  • Estado del pago (pendiente de confirmacion, confirmado, rechazado)
  • Notas
  • Quien lo registro

Para acceder al historial, haz clic en cualquier cobro y abre la seccion "Historial de Pagos".

Mejores Practicas​

Registro Inmediato​

  • Registra los pagos el mismo dia que los recibes
  • No acumules pagos sin registrar, ya que afecta la precision de tus reportes

Referencias Bancarias​

  • Siempre incluye el numero de referencia para transferencias bancarias
  • Esto facilita la conciliacion y resuelve posibles disputas

Verificacion​

  • Para montos grandes, utiliza el flujo de confirmacion de pagos
  • Verifica transferencias directamente en tu banco antes de confirmar

Conciliacion​

  • Al final de cada semana, compara los pagos registrados en el sistema contra los movimientos de tu cuenta bancaria
  • Identifica y resuelve cualquier diferencia

Tip: Incluir el numero de referencia en cada pago por transferencia te ahorrara tiempo al momento de conciliar con tu banco.