Firma Digital
La firma digital permite que los contratos sean firmados electronicamente por ambas partes (estudiante/padre y escuela) sin necesidad de papel ni presencia fisica. El destinatario firma a traves de un enlace enviado por correo electronico y no necesita tener cuenta en Equinos.
Generar un contrato
El primer paso es generar un contrato a partir de una plantilla:
- Ve a Academico > Contratos
- Haz clic en Nuevo Contrato
- Selecciona la plantilla que deseas usar
- Selecciona el estudiante destinatario
- El sistema reemplaza automaticamente las variables (
{{student_name}},{{class_name}}, etc.) con los datos reales del estudiante - Revisa el documento generado
- Haz clic en Guardar
El contrato queda en estado Borrador. Aun no se ha enviado a nadie.
Enviar el contrato
Una vez que el contrato esta en Borrador y estas conforme con el contenido:
- Abre el contrato
- Haz clic en Enviar
- Confirma el correo electronico del destinatario (estudiante o padre/tutor)
- El sistema envia un correo con el enlace para revisar y firmar el contrato
El estado cambia a Enviado y luego a Pendiente estudiante.
Firma del estudiante o padre
El destinatario recibe un correo electronico con un enlace al contrato. El proceso para el firmante es:
- Abrir el enlace: El correo contiene un boton "Ver y firmar contrato" que lleva al documento
- Revisar el contrato: El firmante lee el contenido completo del contrato
- Firmar: Escribe su nombre completo como firma digital y confirma
- Confirmacion: El sistema muestra un mensaje de confirmacion y envia una copia del contrato firmado por correo
El firmante no necesita crear una cuenta en Equinos. Todo el proceso ocurre a traves del enlace.
El estado del contrato cambia a Pendiente escuela.
Firma de la escuela
Una vez que el estudiante o padre ha firmado, el administrador de la escuela debe completar el proceso:
- Ve a Contratos y busca los contratos con estado Pendiente escuela
- Abre el contrato
- Revisa que la firma del estudiante/padre este registrada
- Haz clic en Firmar por escuela
- Confirma la firma
El estado cambia a Firmado. El contrato esta completado.
Metadatos de la firma
Cada firma registra automaticamente la siguiente informacion para garantizar trazabilidad:
- Nombre del firmante: Nombre completo de quien firmo
- Fecha y hora: Momento exacto de la firma
- Direccion IP: IP desde la cual se realizo la firma
Esta informacion aparece en el PDF del contrato firmado y en el historial del contrato.
Reenviar el contrato
Si el destinatario no recibio el correo o lo perdio:
- Abre el contrato (debe estar en estado Enviado o Pendiente estudiante)
- Haz clic en Reenviar
- El sistema envia nuevamente el correo con el enlace de firma
El enlace anterior sigue siendo valido. El destinatario puede usar cualquiera de los dos.
Cancelar un contrato
Puedes cancelar un contrato en cualquier etapa antes de que este completamente firmado:
- Abre el contrato
- Haz clic en Cancelar contrato
- Confirma la cancelacion
El estado cambia a Cancelado. Los enlaces de firma dejan de funcionar. Un contrato cancelado no puede reactivarse; si es necesario, debes generar uno nuevo.
Descargar el PDF
Puedes descargar el PDF del contrato en cualquier momento, independientemente del estado:
- Abre el contrato
- Haz clic en Descargar PDF
El PDF incluye:
- Contenido completo del contrato
- Firmas registradas (si las hay)
- Metadatos de cada firma (nombre, fecha, hora, IP)
- Fecha de generacion del documento
Historial de firma
Cada contrato mantiene un historial completo de eventos para auditoria:
| Evento | Descripcion |
|---|---|
| Contrato generado | Fecha y usuario que genero el contrato |
| Contrato enviado | Fecha de envio y correo del destinatario |
| Contrato reenviado | Si aplica, cada reenvio queda registrado |
| Firma del estudiante/padre | Fecha, hora, nombre e IP del firmante |
| Firma de la escuela | Fecha, hora y usuario administrador que firmo |
| Contrato cancelado | Si aplica, fecha y usuario que cancelo |
Este historial esta disponible en la pestaña Historial dentro del detalle de cada contrato.
Seguridad y validez
- Las firmas digitales son registros legales vinculantes con trazabilidad completa
- Cada firma incluye identificacion del firmante, marca de tiempo e IP
- Los contratos firmados no pueden modificarse despues de completados
- El PDF generado contiene toda la informacion necesaria para validar la autenticidad del documento
- El historial de eventos proporciona una pista de auditoria completa desde la creacion hasta la firma final