Plantillas de Contrato

Las plantillas son la base del sistema de contratos. Definen el contenido del documento y las variables que se reemplazan automaticamente con los datos del estudiante al momento de generar cada contrato.

Crear una plantilla

Para crear una nueva plantilla:

1. Ve a Academico > Contratos > Plantillas
2. Haz clic en Nueva Plantilla
3. Completa los campos del formulario:

Campos del formulario

• Nombre: Nombre descriptivo de la plantilla (ej. "Exoneracion de responsabilidad 2026")
• Descripcion: Breve explicacion del proposito de la plantilla (ej. "Waiver que deben firmar todos los estudiantes antes de la primera clase")
• Contenido: Texto completo del contrato usando el editor de texto enriquecido. Aqui incluyes las variables entre doble llave.

Ejemplo de contenido

CONTRATO DE INSCRIPCION

Fecha: {{today}}

Entre la escuela {{school_name}} y el estudiante {{student_name}},
identificado con documento {{student_document}}, se acuerda lo siguiente:

1. El estudiante se inscribe en la clase {{class_name}}.
2. La fecha de inicio es {{start_date}}.
3. El valor mensual es de {{price}} COP.
4. El padre/tutor responsable es {{parent_name}}.

...

4. Haz clic en Guardar

Variables disponibles

Estas son las variables que puedes usar en el contenido de la plantilla. Se reemplazan automaticamente al generar un contrato:

Variable	Descripcion	Ejemplo
{{student_name}}	Nombre completo del estudiante	Juan Perez Lopez
{{student_document}}	Numero de documento del estudiante	1234567890
{{parent_name}}	Nombre del padre/tutor/acudiente	Maria Lopez
{{school_name}}	Nombre de la escuela	Escuela Ecuestre El Roble
{{class_name}}	Nombre de la clase inscrita	Clase Intermedia - Sabados
{{price}}	Precio o valor del acuerdo	$350.000
{{start_date}}	Fecha de inicio del acuerdo	1 de marzo de 2026
{{today}}	Fecha actual al generar el contrato	19 de febrero de 2026

Las variables se escriben entre doble llave {{ }} y son sensibles al nombre exacto. Asegurate de escribirlas tal como aparecen en la tabla.

Previsualizar una plantilla

Antes de usar una plantilla, puedes ver como quedaria con datos reales:

1. Abre la plantilla
2. Haz clic en Previsualizar
3. El sistema reemplaza las variables con datos de ejemplo para que veas el resultado final
4. Revisa que el formato, las variables y el texto sean correctos

La previsualizacion no genera ningun contrato real.

Duplicar una plantilla

Si necesitas crear una plantilla similar a una existente:

1. Abre la plantilla que quieres copiar
2. Haz clic en Duplicar
3. Se crea una copia con el nombre "Copia de [nombre original]"
4. Edita el nombre, descripcion y contenido segun necesites
5. Guarda la nueva plantilla

Duplicar es util cuando tienes plantillas base que solo requieren ajustes menores para diferentes situaciones.

Editar una plantilla

Puedes modificar una plantilla existente en cualquier momento:

1. Abre la plantilla desde la lista
2. Haz clic en Editar
3. Modifica el nombre, descripcion o contenido
4. Guarda los cambios

Importante: Editar una plantilla no afecta los contratos que ya fueron generados a partir de ella. Los contratos existentes mantienen el contenido con el que fueron creados.

Eliminar una plantilla

Puedes eliminar una plantilla solo si no tiene contratos generados:

1. Abre la plantilla
2. Haz clic en Eliminar
3. Confirma la accion

Si la plantilla tiene contratos asociados, el sistema no permitira eliminarla. En ese caso, puedes desactivarla para que no aparezca como opcion al generar nuevos contratos.

Plantillas pre-construidas

El sistema incluye un conjunto de plantillas estandar listas para usar. Para acceder a ellas:

1. Ve a Plantillas
2. Haz clic en Ver plantillas pre-construidas
3. Revisa las opciones disponibles:
   • Exoneracion de responsabilidad (waiver)
   • Inscripcion mensual
   • Acuerdo de campamento
   • Clase privada
   • Alquiler de equipo
   • Autorizacion medica
   • Acuerdo de uso de caballo
   • Contrato de comportamiento
   • Autorizacion de uso de imagen
4. Haz clic en Usar en la plantilla deseada
5. Se crea una copia en tus plantillas que puedes personalizar

Buenas practicas

• Usa lenguaje claro y directo: Evita terminos legales excesivamente complejos. El contrato debe ser comprensible para cualquier padre o estudiante.
• Incluye todos los terminos relevantes: Precios, politicas de cancelacion, reglas de seguridad, responsabilidades de ambas partes.
• Prueba la previsualizacion: Siempre revisa como se ve la plantilla con datos de ejemplo antes de usarla por primera vez.
• Versiona tus plantillas: Si necesitas cambiar terminos, considera crear una nueva version en lugar de editar la existente (asi mantienes un historial).
• Personaliza las pre-construidas: Las plantillas estandar son un buen punto de partida, pero adaptarlas a tu escuela las hace mucho mas utiles.