Gestion de Clientes

Los registros de clientes son el nucleo del CRM. Cada persona que tiene contacto con tu escuela -- ya sea un padre que llamo preguntando, alguien que visito tu sitio web o un estudiante activo -- puede tener un registro de cliente donde centralizas toda la informacion de la relacion.

Crear un cliente

Para registrar un nuevo cliente:

1. Ve a Comercial > CRM > Clientes
2. Haz clic en Nuevo Cliente
3. Completa los campos del formulario:

Campos del formulario

Campo	Descripcion	Requerido
Nombre	Nombre completo del cliente	Si
Email	Correo electronico	No
Telefono	Numero de contacto (idealmente WhatsApp)	No
Tipo	Lead, Prospecto, Cliente o VIP	Si
Fuente	Referido, Web, Directo, Competencia u Otro	Si
Estado	Activo o Inactivo	Si
Notas	Observaciones iniciales sobre el cliente	No

4. Haz clic en Guardar

Perfil del cliente

Al abrir un registro de cliente, veras toda su informacion organizada:

• Datos de contacto: Nombre, email, telefono
• Tipo y fuente: Clasificacion del cliente y como llego a la escuela
• Inscripciones: Cantidad de inscripciones activas (si aplica)
• Historial de interacciones: Todos los contactos registrados en orden cronologico
• Tags: Etiquetas asignadas al cliente
• Tareas: Acciones de seguimiento pendientes y completadas
• Estudiante vinculado: Si el cliente esta vinculado a un registro de estudiante

Registrar interacciones

Cada vez que tengas contacto con un cliente, registralo para mantener un historial completo:

1. Abre el perfil del cliente
2. En la seccion Interacciones, haz clic en Nueva Interaccion
3. Completa:
   • Tipo: Llamada, Email, Reunion, WhatsApp o Visita
   • Fecha: Fecha y hora del contacto
   • Notas: Resumen de lo que se hablo o acordo
   • Fecha de seguimiento (opcional): Si quedaron pendientes, programa cuando hacer seguimiento
4. Haz clic en Guardar

Las interacciones se muestran en orden cronologico inverso (las mas recientes primero).

Tags (Etiquetas)

Los tags te permiten clasificar clientes con criterios propios de tu escuela. Son utiles para filtrar, segmentar y entender mejor a tus clientes.

Crear y gestionar tags

1. Ve a CRM > Tags
2. Haz clic en Nuevo Tag
3. Define:
   • Nombre: Texto descriptivo (ej. "Interesado en salto", "Sensible al precio", "Padre de 2")
   • Color: Color visual para identificar rapidamente el tag
4. Guarda

Asignar tags a un cliente

1. Abre el perfil del cliente
2. En la seccion Tags, haz clic en Agregar Tag
3. Selecciona uno o mas tags de la lista
4. Los tags aparecen como etiquetas de colores en el perfil

Puedes asignar multiples tags a cada cliente.

Tareas de seguimiento

Las tareas te ayudan a no olvidar ninguna accion pendiente con un cliente.

Crear una tarea

1. Abre el perfil del cliente
2. En la seccion Tareas, haz clic en Nueva Tarea
3. Completa:
   • Descripcion: Que hay que hacer (ej. "Llamar para confirmar clase de prueba", "Enviar propuesta de precios")
   • Fecha de vencimiento: Cuando debe completarse
   • Estado: Pendiente (por defecto)
4. Guarda

Completar una tarea

1. Abre el perfil del cliente o ve a la lista de tareas pendientes
2. Encuentra la tarea
3. Haz clic en Marcar como completada
4. La tarea se mueve a la seccion de tareas completadas con la fecha de finalizacion

Convertir a cliente activo

Cuando un lead o prospecto decide inscribirse y pagar:

1. Abre el perfil del cliente
2. Haz clic en Convertir a activo
3. El tipo del cliente cambia automaticamente a Cliente
4. El estado se actualiza a Activo

Promover a VIP

Para clientes que merecen un trato premium:

1. Abre el perfil del cliente
2. Haz clic en Promover a VIP
3. El tipo cambia a VIP

Puedes definir internamente que significa ser VIP en tu escuela (descuentos, acceso prioritario, etc.).

Vincular a estudiante

Una vez que el cliente esta inscrito y tiene un registro de Estudiante en el modulo academico, puedes vincularlos:

1. Abre el perfil del cliente
2. Haz clic en Vincular estudiante
3. Busca y selecciona el registro de estudiante correspondiente
4. Ambos registros quedan conectados

Esto te permite ver la informacion comercial y academica desde un solo lugar.

Estadisticas

La vista de clientes muestra metricas resumidas:

• Total por tipo: Cuantos leads, prospectos, clientes y VIPs tienes
• Nuevos este mes: Clientes registrados en el mes actual
• Activos: Total de clientes con estado activo

Buenas practicas

• Registra cada interaccion: Aunque sea una llamada corta, documentarla te da contexto la proxima vez que hables con el cliente.
• Crea tareas de seguimiento: No confies en la memoria. Si quedaste de llamar en 3 dias, crea la tarea con la fecha.
• Usa tags de forma consistente: Define un conjunto estandar de tags para tu escuela y usalos de forma uniforme en todos los clientes.
• Actualiza el tipo oportunamente: Cuando un lead muestra interes real, cambialo a Prospecto. Cuando se inscribe, conviertelo a Cliente. Mantener los tipos actualizados hace que tus metricas sean confiables.
• Vincula clientes con estudiantes: Cuando un cliente se inscribe, no olvides vincular los registros para tener la informacion completa.