Pipeline de Ventas
El Pipeline de Ventas es un tablero visual tipo Kanban que te permite ver en que etapa del proceso comercial se encuentra cada prospecto. Desde el primer contacto hasta la inscripcion (o la perdida), el pipeline te da visibilidad completa del embudo de ventas de tu escuela.
Para que sirve
El pipeline te ayuda a:
- Ver de un vistazo cuantos prospectos tienes en cada etapa
- Identificar donde se atascan los prospectos
- Priorizar a quien darle seguimiento
- Medir la efectividad de tu proceso de ventas
Vista del pipeline
El pipeline se presenta como un tablero Kanban con columnas. Cada columna representa una etapa del proceso y cada tarjeta es un prospecto.
Etapas por defecto
El sistema viene con las siguientes etapas predefinidas:
| Etapa | Descripcion |
|---|---|
| Nuevo contacto | Persona que acaba de hacer su primer contacto con la escuela |
| Interesado | Ha mostrado interes concreto: pidio informacion, precios, horarios |
| Clase de prueba | Se le ha ofrecido o programado una clase de prueba |
| Negociacion | Esta evaluando opciones, discutiendo precios o condiciones |
| Inscrito | Se inscribio y pago. Conversion exitosa |
| Perdido | Decidio no inscribirse |
Mover prospectos entre etapas
A medida que avanza la relacion con cada prospecto, muevelo a la etapa correspondiente:
Opcion 1: Arrastrar y soltar
- En la vista Kanban, haz clic en la tarjeta del prospecto
- Arrastrarla a la columna de la nueva etapa
- Suelta la tarjeta
Opcion 2: Desde el detalle
- Abre la tarjeta del prospecto
- Haz clic en Mover etapa
- Selecciona la nueva etapa
- Confirma
Detalle de un prospecto en el pipeline
Cada tarjeta de prospecto muestra informacion clave:
- Nombre: Nombre completo del prospecto
- Email y telefono: Datos de contacto
- Fuente: Como llego a la escuela (Referido, Web, Directo, Competencia, Otro)
- Etapa actual: En que parte del proceso se encuentra
- Valor: Ingreso mensual potencial si se inscribe (util para calcular el valor del pipeline)
- Notas: Observaciones relevantes
- Tareas asignadas: Acciones de seguimiento pendientes
Convertir un prospecto (Marcar como ganado)
Cuando un prospecto en la etapa "Inscrito" confirma su inscripcion:
- Abre la tarjeta del prospecto
- Haz clic en Marcar como ganado
- El sistema:
- Actualiza el tipo del cliente a Cliente
- Opcionalmente te permite crear un registro de Estudiante directamente
Este es el momento en que el prospecto deja el pipeline y se convierte en un cliente activo de la escuela.
Marcar como perdido
Si un prospecto decide no inscribirse:
- Abre la tarjeta del prospecto
- Haz clic en Marcar como perdido
- Selecciona la razon de perdida:
- Precio: El costo fue un factor determinante
- Distancia: La ubicacion de la escuela no le conviene
- Horario: No encontro un horario compatible
- Competencia: Eligio otra escuela
- Otro: Especifica la razon
- Confirma
Registrar las razones de perdida es muy valioso para identificar patrones y mejorar tu oferta.
Metricas del pipeline
El pipeline muestra metricas en tiempo real:
Metricas por etapa
- Cantidad de prospectos por etapa: Cuantos hay en cada columna
- Tasa de conversion entre etapas: Que porcentaje avanza de una etapa a la siguiente
- Tiempo promedio por etapa: Cuantos dias permanece un prospecto en cada etapa
Metricas generales
- Valor total del pipeline: Suma del valor potencial de todos los prospectos activos
- Tasa de ganados vs. perdidos: Porcentaje de prospectos que se inscriben vs. los que se pierden
- Mejor fuente: Que canal genera mas inscripciones
- Meses mas activos: En que meses hay mas movimiento
Filtros
Puedes filtrar la vista del pipeline para enfocarte en lo que necesitas:
- Por fuente: Ver solo prospectos de un canal especifico (ej. solo referidos)
- Por rango de fechas: Ver prospectos creados en un periodo determinado
- Por usuario asignado: Si varios miembros del equipo gestionan prospectos, filtra por responsable
Buenas practicas
- Mueve los prospectos rapidamente: No dejes que un prospecto se estanque en una etapa sin accion. Si no hay movimiento en varios dias, revisa que esta pasando.
- Haz seguimiento dentro de 24 horas: Cuando llega un nuevo contacto, respondele el mismo dia o al dia siguiente. La velocidad de respuesta tiene un impacto enorme en la conversion.
- Registra siempre la razon de perdida: Aunque duela perder un prospecto, saber por que se fue te ayuda a mejorar. Con el tiempo, las razones de perdida te muestran donde ajustar tu oferta.
- Revisa el pipeline semanalmente: Dedica unos minutos cada semana a revisar el tablero, identificar prospectos estancados y planificar acciones de seguimiento.
- Usa el valor del pipeline: Asigna un valor monetario a cada prospecto (ej. la mensualidad que pagaria). Esto te permite estimar ingresos futuros y priorizar prospectos de mayor valor.