Importar Estudiantes desde Excel/CSV
Importa múltiples estudiantes de una vez usando un archivo Excel o CSV. Ideal para escuelas que ya tienen una lista de estudiantes en Excel.
Preparar el Archivo
Descargar Plantilla
- En la página de Estudiantes, haz clic en "📥 Importar CSV"
- Descarga la plantilla de ejemplo
- La plantilla incluye todas las columnas necesarias con ejemplos
Formato Requerido
El archivo debe tener las siguientes columnas (en este orden):
| Columna | Requerido | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|---|
first_name | ✅ Sí | Nombre del estudiante | "Ana María" |
last_name | ✅ Sí | Apellidos | "López García" |
birth_date | ✅ Sí | Fecha de nacimiento (YYYY-MM-DD) | "2010-05-15" |
gender | ✅ Sí | Género (male/female/other) | "female" |
document_type | ✅ Sí | Tipo de documento | "TI" |
document_number | ✅ Sí | Número de documento | "1234567890" |
phone | ✅ Sí | Teléfono | "+57 300 123 4567" |
email | ⚠️ Recomendado | "ana@email.com" | |
address_street | ❌ No | Dirección | "Calle 10 #20-30" |
address_city | ❌ No | Ciudad | "Medellín" |
address_state | ❌ No | Departamento | "Antioquia" |
emergency_contact_name | ✅ Sí | Nombre contacto emergencia | "María López" |
emergency_contact_relationship | ✅ Sí | Relación | "Madre" |
emergency_contact_phone | ✅ Sí | Teléfono contacto | "+57 300 765 4321" |
blood_type | ❌ No | Tipo de sangre | "O+" |
allergies | ❌ No | Alergias (separadas por coma) | "Polen, Miel" |
medical_conditions | ❌ No | Condiciones médicas | "Asma leve" |
level | ❌ No | Nivel (beginner/intermediate/advanced) | "beginner" |
notes | ❌ No | Notas adicionales | "Estudiante nuevo" |
Ejemplo de Archivo CSV
first_name,last_name,birth_date,gender,document_type,document_number,phone,email,emergency_contact_name,emergency_contact_relationship,emergency_contact_phone,level
Ana María,López García,2010-05-15,female,TI,1234567890,+57 300 123 4567,ana@email.com,María López,Madre,+57 300 765 4321,beginner
Pedro,Gómez Martínez,2009-08-20,male,TI,0987654321,+57 310 987 6543,pedro@email.com,Carlos Gómez,Padre,+57 310 123 4567,intermediate
Proceso de Importación
Paso 1: Seleccionar Archivo
- Haz clic en "📥 Importar CSV"
- Selecciona tu archivo Excel (.xlsx) o CSV (.csv)
- Haz clic en "Abrir"
Paso 2: Revisar Vista Previa
El sistema mostrará:
- ✅ Filas válidas: Estudiantes que se importarán correctamente
- ⚠️ Advertencias: Datos que pueden necesitar atención
- ❌ Errores: Filas que no se pueden importar
Paso 3: Corregir Errores
Si hay errores:
- Revisa qué filas tienen problemas
- Corrige el archivo en Excel
- Vuelve a cargar el archivo
Errores Comunes
| Error | Causa | Solución |
|---|---|---|
| "Documento duplicado" | Ya existe un estudiante con ese documento | Verifica el número o elimina la fila si es duplicado |
| "Fecha inválida" | Formato de fecha incorrecto | Usa formato YYYY-MM-DD |
| "Email inválido" | Formato de email incorrecto | Corrige el formato |
| "Teléfono inválido" | Formato de teléfono incorrecto | Usa formato +57 XXX XXX XXXX |
Paso 4: Confirmar Importación
- Revisa el resumen de importación
- Confirma el número de estudiantes a importar
- Haz clic en "Importar Estudiantes"
Resultado de la Importación
Después de importar, verás:
- ✅ Número de estudiantes importados exitosamente
- ❌ Errores (si los hay)
- 📋 Resumen de la operación
Ver Estudiantes Importados
Los estudiantes importados aparecerán en la lista con:
- ✅ Indicador de "Importado recientemente"
- 📅 Fecha de importación
- 👤 Usuario que realizó la importación
Validaciones Automáticas
El sistema valida automáticamente:
- ✅ Documentos únicos (no duplicados)
- ✅ Formatos de email y teléfono
- ✅ Fechas válidas
- ✅ Campos requeridos completos
- ✅ Tipos de datos correctos
Consejos para Importación Exitosa
Antes de Importar
- Revisa que todos los campos requeridos estén completos
- Verifica formatos de fecha (YYYY-MM-DD)
- Confirma que no haya duplicados
- Prueba con un archivo pequeño primero
Mejores Prácticas
- ✅ Usa la plantilla oficial
- ✅ Mantén los nombres de columnas exactos
- ✅ No dejes filas vacías en medio
- ✅ Revisa los datos antes de importar
- ✅ Haz una copia de seguridad de tu lista original
Actualizar Estudiantes Existentes
Actualmente, la importación solo crea nuevos estudiantes. Si necesitas actualizar:
- Edita manualmente los estudiantes existentes
- O contacta a soporte para importación masiva de actualizaciones
Problemas Comunes
El archivo no se carga
- Verifica que sea formato .xlsx, .xls o .csv
- Confirma que el tamaño no exceda 10MB
- Revisa que tenga la estructura correcta
Algunos estudiantes no se importaron
- Revisa los errores en la vista previa
- Corrige los datos problemáticos
- Vuelve a importar solo las filas corregidas
💡 Tip: Importa primero un archivo pequeño (5-10 estudiantes) para familiarizarte con el proceso.
⚠️ Importante: Haz una copia de seguridad de tu archivo original antes de importar.