Ingresos y Gastos
Aprende como registrar, consultar y gestionar los ingresos y gastos de tu escuela.
Ingresos
Registrar un Ingreso
- Desde el menu lateral, selecciona Finanzas → Ingresos
- Haz clic en "Nuevo Ingreso"
- Completa el formulario:
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| Categoria | Selecciona de las categorias configuradas (ej: Mensualidades, Competencias) |
| Monto | Valor en COP |
| Fecha | Fecha en que se recibio el ingreso |
| Metodo de pago | Efectivo, Transferencia, Tarjeta, Nequi, Daviplata, PSE, Otro |
| Referencia | Numero de transaccion o comprobante (opcional) |
| Notas | Observaciones adicionales (opcional) |
| Estado | Confirmado o Pendiente de confirmacion |
- Haz clic en "Guardar"
Fuentes de Ingresos
Los ingresos pueden venir de diferentes fuentes:
- Pagos de estudiantes (automatico): Cuando un pago se confirma en Cartera, se crea automaticamente un ingreso en Finanzas. No necesitas registrarlos manualmente.
- Tarifas de competencias: Pagos por inscripciones a competencias internas
- Ventas de articulos: Uniformes, equipamiento, accesorios
- Eventos: Ingresos por eventos especiales organizados por la escuela
- Otros: Cualquier otro ingreso no clasificado
Lista de Ingresos
La vista de ingresos muestra:
- Fecha del ingreso
- Categoria
- Concepto/descripcion
- Monto
- Metodo de pago
- Estado
Puedes filtrar por fecha, categoria, metodo de pago y estado.
Gastos
Registrar un Gasto
- Desde el menu lateral, selecciona Finanzas → Gastos
- Haz clic en "Nuevo Gasto"
- Completa el formulario:
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| Categoria | Selecciona de las categorias de gasto (ej: Alimentacion equina, Veterinaria) |
| Monto | Valor en COP |
| Fecha | Fecha del gasto |
| Metodo de pago | Efectivo, Transferencia, Tarjeta, Nequi, Daviplata, PSE, Otro |
| Referencia | Numero de factura o comprobante (opcional) |
| Notas | Observaciones adicionales (opcional) |
| Estado | Pendiente o Pagado |
- Haz clic en "Guardar"
Marcar Gasto como Pagado
Si registraste un gasto con estado "Pendiente" (por ejemplo, una factura por pagar):
- Abre el gasto desde la lista
- Haz clic en "Marcar como Pagado"
- Confirma la fecha de pago y el metodo utilizado
Esto te permite llevar un control de gastos pendientes de pago vs gastos ya pagados.
Categorias de Gasto Comunes
- Alimentacion equina: Concentrados, heno, suplementos
- Veterinaria: Consultas, medicamentos, vacunas, herrado
- Mantenimiento: Reparaciones de instalaciones, cercas, pistas
- Nomina y salarios: Instructores, personal de aseo, cuidadores
- Arriendo: Alquiler de instalaciones o terrenos
- Equipos: Monturas, riendas, cascos, material didactico
- Transporte: Combustible, mantenimiento de vehiculos, fletes
- Servicios publicos: Agua, luz, telefono, internet
- Otros: Gastos no clasificados
Vista de Resumen
Totales por Categoria
Visualiza cuanto has ingresado y gastado en cada categoria:
INGRESOS GASTOS
Mensualidades: $4,500,000 Alimentacion: $1,200,000
Competencias: $800,000 Veterinaria: $450,000
Ventas: $200,000 Nomina: $2,800,000
Mantenimiento: $350,000
Total ingresos: $5,500,000 Total gastos: $4,800,000
Balance: $700,000
Totales por Metodo de Pago
Ve la distribucion de ingresos y gastos segun el metodo de pago utilizado. Util para conciliacion bancaria.
Totales por Periodo
Filtra los movimientos por:
- Hoy
- Esta semana
- Este mes
- Mes anterior
- Rango personalizado
Exportar a Excel
Para integrar con tu software contable o llevar registros externos:
- Aplica los filtros deseados (periodo, categoria, tipo)
- Haz clic en "Exportar"
- Selecciona el formato: CSV o Excel
- El archivo se descargara con todos los movimientos filtrados
El archivo exportado incluye: fecha, tipo (ingreso/gasto), categoria, concepto, monto, metodo de pago, referencia, estado y notas.
Mejores Practicas
Registro Oportuno
- Registra los gastos el mismo dia que ocurren
- No esperes a fin de mes para registrar movimientos acumulados
Categorias Consistentes
- Siempre asigna una categoria a cada movimiento
- Usa las mismas categorias de forma consistente para que los reportes sean utiles
- Configura tus categorias antes de comenzar a registrar. Ver Categorias.
Conciliacion
- Al final de cada mes, compara los totales del sistema con tus extractos bancarios
- Identifica y resuelve diferencias oportunamente
Respaldo
- Exporta los datos mensualmente como respaldo
- Comparte los reportes con tu contador si es necesario
Tip: Los ingresos por pagos de estudiantes se registran automaticamente desde Cartera. Enfoca tu esfuerzo en registrar los gastos de forma oportuna y categorizada.