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Programar Horarios

Aprende cómo crear y gestionar los horarios semanales de tus programas.

Vista del Calendario​

El calendario semanal te muestra:

  • Vista semanal: Todos los horarios de la semana
  • Navegación: Cambiar entre semanas
  • Colores: Cada programa tiene un color diferente
  • Información: Hora, programa, instructor, cupos

Acceder a Horarios​

  1. Desde Programas: Selecciona un programa → "Horarios"
  2. Menú principal: Horarios → Ver calendario completo
  3. Dashboard: Enlace "Ver horario completo"

Crear un Nuevo Horario​

Paso 1: Seleccionar Programa​

  1. Haz clic en "➕ Nuevo Horario"
  2. Selecciona el programa a programar
  3. O crea desde la página del programa

Paso 2: Configurar Horario​

Día de la Semana​

Selecciona el día:

  • Lunes
  • Martes
  • Miércoles
  • Jueves
  • Viernes
  • Sábado
  • Domingo

Hora de Inicio y Fin​

  • Hora inicio: Ej: 08:00
  • Hora fin: Ej: 09:00
  • Duración calculada automáticamente

💡 Tip: El sistema valida que no haya conflictos con otros horarios del mismo instructor.

👨‍🏫 Asignar Instructores​

Un horario puede tener uno o varios instructores asignados. Esto es útil para clases con instructor principal y asistente, o para clases con rotación de instructores.

  1. Selecciona el instructor principal de la lista
  2. Haz clic en "➕ Agregar otro instructor" si necesitas más de uno
  3. Asigna el rol de cada instructor:
    • Principal: Instructor a cargo de la sesión
    • Asistente: Apoya al instructor principal
  4. El sistema mostrará la disponibilidad de cada uno
  5. Advertencia si hay conflictos de horario

💡 Tip: El instructor principal aparece en la vista del calendario y en las notificaciones a estudiantes.

🏟️ Ubicación/Pista​

  • Especifica dónde se realiza la sesión
  • Ejemplos: "Pista 1", "Arena Principal", "Campo Exterior"
  • Campo opcional pero recomendado

👥 Cupo Máximo​

  • Solo para programas grupales
  • Puede ser diferente al cupo general del programa
  • El sistema valida contra el cupo del programa

Paso 3: Guardar​

  1. Revisa toda la información
  2. Haz clic en "Guardar Horario"
  3. Aparecerá en el calendario

Vista Semanal​

  • ◀️ Semana anterior: Botón izquierdo
  • ▶️ Semana siguiente: Botón derecho
  • Hoy: Botón para volver a la semana actual
  • Calendario: Selector de fecha específica

Información Mostrada​

Cada bloque de horario muestra:

  • ⏰ Hora: Inicio y fin
  • 📚 Programa: Nombre del programa
  • 👨‍🏫 Instructor: Nombre del instructor
  • 🏟️ Ubicación: Pista o arena
  • 👥 Cupos: Inscritos / Máximo (ej: 6/8)
  • ✅ Asistencia: Si ya se registró asistencia hoy

Colores​

Cada programa tiene un color único:

  • Facilita identificación visual
  • Colores personalizables por programa
  • Diferentes tonos para niveles distintos

Editar Horario​

Para modificar un horario existente:

  1. Haz clic en el bloque del horario
  2. Selecciona "✏️ Editar"
  3. Modifica los campos necesarios
  4. Guarda los cambios

Cambios Permitidos​

  • ✅ Cambiar hora
  • ✅ Cambiar día (se moverá en el calendario)
  • ✅ Cambiar o agregar instructores (y sus roles)
  • ✅ Cambiar ubicación
  • ✅ Ajustar cupo máximo
  • ⚠️ Cuidado: Cambios afectan a estudiantes ya inscritos en ese horario

Eliminar Horario​

Para eliminar un horario:

  1. Haz clic en el horario
  2. Selecciona "🗑️ Eliminar"
  3. Advertencia: Si hay estudiantes inscritos, se te pedirá confirmación
  4. Opción de cancelar solo futuras sesiones o todas

Conflictos y Validaciones​

El sistema valida:

  • ✅ Conflicto de instructor: Un instructor no puede estar en dos lugares a la misma hora
  • ✅ Conflicto de caballos: Si un caballo está asignado
  • ✅ Conflicto de ubicación: Si la pista está ocupada
  • ✅ Cupos: No exceder el cupo máximo

Resolver Conflictos​

Si hay un conflicto:

  1. El sistema mostrará una advertencia
  2. Revisa los horarios en conflicto
  3. Ajusta el horario o cambia el instructor
  4. Guarda nuevamente

Sesiones Generadas Automáticamente​

Cuando guardas un horario, el sistema genera automáticamente sesiones para cada ocurrencia semanal. Por ejemplo, un horario "Lunes 9:00 AM" genera una sesión concreta cada lunes.

  • Puedes ver las sesiones desde Académico → Sesiones
  • Cada sesión tiene su propia asistencia, estado y notas
  • Si cancelas una sesión puntual, el horario recurrente no se ve afectado

Ver también: Sesiones — cómo gestionar sesiones individuales, reposiciones y clases extra.

Vista por Instructor​

Puedes ver todos los horarios de un instructor:

  1. Ve a Instructores
  2. Selecciona un instructor
  3. Verás su calendario completo

Vista por Pista​

Para ver ocupación de espacios:

  1. Filtra por ubicación
  2. Verás todos los horarios en esa pista
  3. Identifica espacios libres

Consejos para Organización​

Horarios Eficientes​

  • 📅 Agrupa por nivel: Días específicos para cada nivel
  • ⏰ Bloques consistentes: Mismo horario cada semana facilita recordación
  • 👨‍🏫 Balance de instructores: Distribuye carga equitativa
  • 🐴 Rotación de caballos: Evita sobreuso de caballos

Mejores Prácticas​

  • ✅ Programa horarios con al menos una semana de anticipación
  • ✅ Comunica cambios de horario con tiempo
  • ✅ Mantén horarios consistentes cuando sea posible
  • ✅ Reserva tiempos de descanso para instructores y caballos

💡 Tip: Usa la vista semanal para visualizar toda la programación y evitar conflictos.

⚠️ Importante: Notifica a los estudiantes inscritos si cambias un horario existente.