Cartera (Cuentas por Cobrar)
La Cartera es el centro de control de las cuentas por cobrar de tu escuela. Desde aqui puedes ver todos los cobros pendientes, registrar pagos, generar cobros mensuales y hacer seguimiento a la salud financiera de tu escuela.
Vista General
En la pagina de Cartera encontraras:
- Lista completa de todas las cuentas por cobrar (cobros a estudiantes)
- Filtros para buscar y organizar por estado, fecha, estudiante o concepto
- Tarjetas resumen con indicadores financieros clave
- Acciones rapidas para registrar pagos, generar cobros y exportar
Acceder a Cartera
- Desde el menu lateral, selecciona Cartera
- Veras la lista de todos los cobros con su estado actual
Estados de los Cobros
Cada cobro tiene un estado representado por un color:
- Pendiente (amarillo): El cobro fue generado y esta a la espera de pago
- Parcial (naranja): Se ha recibido un pago parcial, queda saldo pendiente
- Pagado (verde): El cobro fue cubierto en su totalidad
- Vencido (rojo): La fecha limite de pago ya paso y no se ha recibido pago completo
- Cancelado (gris): El cobro fue anulado y no se espera pago
- Castigo (negro): Deuda declarada como incobrable (write-off)
Filtros Disponibles
Por Estado
Filtra los cobros segun su estado actual: Pendiente, Parcial, Pagado, Vencido, Cancelado o Castigo.
Por Rango de Fechas
Selecciona un rango de fechas para ver cobros generados o con vencimiento dentro de ese periodo.
Por Estudiante
Busca cobros asociados a un estudiante especifico por nombre o codigo.
Por Tipo de Concepto
Filtra segun el origen del cobro:
- Mensualidad: Cobro mensual por inscripcion a una clase
- Clase individual: Cobro por una clase suelta
- Paquete: Cobro por un paquete de clases
- Competencia: Tarifa de inscripcion a una competencia
- Manual: Cobro creado manualmente por el administrador
Informacion por Cobro
Cada registro en la lista muestra:
- Estudiante: Nombre completo y codigo del estudiante
- Concepto: Tipo de cobro (Mensualidad, Clase individual, etc.)
- Descripcion: Detalle del cobro (ej: "Mensualidad Febrero 2026 - Chalaneria Basica")
- Monto total: Valor total del cobro en COP
- Monto pagado: Cuanto se ha recibido hasta la fecha
- Saldo: Diferencia entre monto total y monto pagado
- Fecha de vencimiento: Fecha limite para el pago
- Estado: Estado actual del cobro (ver colores arriba)
- Ultimo pago: Fecha del ultimo pago registrado
Tarjetas de Resumen Financiero
En la parte superior de la pagina veras cuatro tarjetas con indicadores clave:
- Total pendiente: Suma de todos los saldos pendientes de cobro
- Total pagado: Suma de todos los pagos recibidos en el periodo
- Total vencido: Suma de saldos de cobros cuya fecha de vencimiento ya paso
- Tasa de recaudo: Porcentaje de cobros pagados respecto al total generado
Dashboard de Cartera
Reporte de Antiguedad
Visualiza los montos vencidos agrupados por tiempo:
- 0-30 dias: Cobros vencidos recientemente
- 31-60 dias: Cobros con mas de un mes de vencimiento
- 61-90 dias: Cobros con mas de dos meses de vencimiento
- 90+ dias: Cobros con vencimiento critico
Este reporte te ayuda a identificar rapidamente donde estan los mayores riesgos de cartera.
Tendencias Mensuales
Grafica que muestra la evolucion mes a mes de:
- Cobros generados
- Pagos recibidos
- Saldos vencidos
Acciones Disponibles
Desde la pagina de Cartera puedes:
- Registrar pago: Registrar un pago recibido contra un cobro pendiente. Ver Registrar Pagos.
- Generar cobros: Crear cobros mensuales automaticamente a partir de inscripciones activas. Ver Generar Cobros Mensuales.
- Crear plan de pago: Dividir un cobro grande en cuotas. Ver Planes de Pago.
- Exportar: Descargar la lista de cobros en formato PDF o Excel
- Ver detalle: Haz clic en cualquier cobro para ver su historial completo de pagos y notas
Mejores Practicas
Revision Semanal
- Revisa los cobros vencidos al menos una vez por semana
- Contacta a estudiantes con saldos vencidos de forma oportuna
- No dejes acumular deudas por mas de 60 dias sin accion
Mantener una Cartera Saludable
- Genera los cobros el mismo dia cada mes para mantener consistencia
- Registra los pagos el mismo dia que los recibes
- Utiliza planes de pago antes de que las deudas se vuelvan incobrables
- Revisa el reporte de antiguedad mensualmente para detectar tendencias
Proximos Pasos
Tip: Utiliza el reporte de antiguedad como herramienta principal para gestionar tu cartera. Una cartera saludable tiene la mayoria de sus cobros en el rango de 0-30 dias.